Haben Sie Funktionen, Tools und die Roadmap für erfolgreiche Automationen festgelegt? Perfekt, denn im heutigen Blogartikel beschäftigen wir uns intensiv mit Ihrem Team. Wir erklären Ihnen, worauf es bei der Zusammenstellung des Automation-Teams ankommt und wie Sie effektiv dazu beitragen, dass Ihr gesamtes Unternehmen während der Implementierung verschiedener Automationen an einem Strang zieht.

Warum brauchen Sie ein Team für die erfolgreiche Umsetzung der Prozessautomatisierung?

Wir kennen das. In jeder Abteilung gibt es andere Probleme und Bedürfnisse. Während im Versand häufig Fehler bei der Etikettierung entstehen, hapert es in der IT an dem schlechten Zusammenspiel zweier Softwarekomponenten. Ergo: Hier werden dringend Automationen benötigt, um die Fehlerquote zu senken und/oder Ressourcen besser zu nutzen. Für die Zusammenstellung des idealen Automation-Teams sollte daher stellvertretend für jede Abteilung in Ihrem Unternehmen ein Teammitglied ausgewählt werden. Dadurch stellen Sie sicher, dass sämtliche Bedürfnisse im Unternehmen abgedeckt werden. Ein buntes Team sollte aus Entwicklern, Testern, Projektmanagern und Anwendern bestehen. Wichtig ist außerdem, dass Sie einen Leader ernennen, der Ihr Team vorantreibt. Eine Person sollte sich für die o. g. sowie die folgenden Punkte verantwortlich fühlen, da andernfalls wichtige Prioritäten in Vergessenheit geraten und in schlimmster Folge Ihr Automationsprojekt zum Stehen kommt.

Die Auswahl des Automation-Teamleaders

Je nach Größe Ihres Unternehmens können Sie nicht nur eine Person, sondern ein kleines Team aus Leadern ernennen. Dieses trägt die Verantwortung, die Automatisierung im gesamten Unternehmen effizient und sicher umzusetzen. Das Team erarbeitet vor Beginn der eigentlichen Prozessautomatisierung die strategischen Prioritäten und setzt messbare Ziel in Form von KPI o.Ä. Es legt im Grunde die Grundsteine für eine erfolgreiche Automation und führt das operative Team an.

Das operative Team baut in enger Abstimmung und nach Vorgabe der Leader die nötige Infrastruktur auf. Außerdem ist es für die Auswahl der richtigen Automationstools verantwortlich.

Diese 3 Punkte sind essentiell für ein eingespieltes Automationsteam

Jede Abteilung empfindet, dass die eigenen Zeitfresser und besonders fehleranfällige Prozesse zu allererst an Automationen überführt werden sollten. Wichtig sind allerdings jene Prozesse, welche die Arbeitsweise verschiedener Abteilungen beeinflussen. Wir haben bereits gelernt, dass wir nicht mit maximal komplexen, sondern mit einfachen Prozessen beginnen, um einen sanften Einstieg in das Thema Automatisierung zu schaffen. Wir nennen Ihnen nun 3 Punkte, die Sie unbedingt bei der Zusammenstellung Ihres Teams berücksichtigen und umsetzen sollten, um erfolgreich Automatisierungen in Ihrem Unternehmen zu implementieren.

Regelmäßige Kommunikation

• Klarer Informationsaustausch, damit alle Teammitglieder stets auf dem gleichen Stand der Autmation sind und sich niemand benachteiligt fühlt

• Repetitive Termine, bei denen der Status Quo, Probleme und Fortschritte besprochen werden
• Wiederkehrende Besprechungen im Plenum sowie unter 4 Augen (Leader und Mitglied) zu Zielen und Erwartungen an das Automationsprojekt
• Einteilung fester Aufgabenbereiche, damit jedes Mitglied genau weiß, was es für eine erfolgreiche Automation leisten muss

Training und Schulung

• Sicherstellung der Kenntnislage, damit das Automationsprojekt erfolgreich abgeschlossen wird

• Durchführung von internen und/oder externen Schulungen und Trainings, um eventuell vorhandene Wissenslücken im Bereich Prozessautomatisierung zu schließen

• Schulungen zu einzelnen Skills und Komponenten, damit jedes Mitglied nach Einführung der Automation in der eigenen Abteilung für Aufklärung sorgt

• Unterstreichen der Wichtigkeit der genauen Dokumentation, um Fehlerquellen zu vermeiden (Best und worst practices anhand von individuellen Unternehmensbeispielen je Abteilung)

Fokus auf essentielle Eigenschaften Ihres/ Ihrer Team Leader/s

• Gute Kommunikationsfähigkeiten

• Vertrautheit mit den benötigten Fähigkeiten

• Schnelles Treffen wichtiger Entscheidungen

• Bekanntheit mit allen Mitgliedern des Teams

• Durchsetzungsvermögen

Es ist extrem wichtig, dass Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten definieren und sich, ehe Sie Ihre Teams erstellen, einen Überblick über die verschiedenen Fähigkeiten und das nötige Fachwissen verschaffen. Verschiedene Trainings- und Schulungsprogramme helfen jedem einzelnen Mitglied, die Automationsfähigkeiten eines Teams auf dem neuesten Stand zu halten.

Was erwartet Sie im kommenden Blogartikel

Nachdem wir nun die Wichtigkeit der Zusammenstellung eines Automation-Teams betont haben, wissen Sie, nach welchen Kriterien Sie Ihre Teammitglieder auswählen. Im folgenden und letzten Artikel dreht sich alles um die Implementierung und die Überwachung Ihrer Automationen. Wir verraten Ihnen, wie Sie nach erfolgreicher Umsetzung einer Automation stetig Ihre Ergebnisse steigern und die Funktionen optimieren. Bei Fragen zur Zusammenstellung des perfekten Automation-Teams, wenden Sie sich jederzeit an uns.

Als automationsgetriebenes Unternehmen unterstützt meta:proc Sie bei der Erstellung eines Teams und begleitet Sie auf der gesamten Automation Journey und darüber hinaus.