Vor allem wenn es um Effizienz und Produktivität geht, ist die digitale Welt ein Segen – zumindest für Unternehmen. Immer öfter können Software-Tools Mitarbeiter:innen unterstützen, die Wettbewerbsfähigkeit sichern und den ROI steigern. Besonders beliebt ist dabei die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Diesem Thema widmen wir uns in diesem Blogbeitrag und bieten einen Überblick über die aktuelle Situation. Mit unseren Praxisanleitungen und Beispielen erfahren Sie, wie Sie die Automatisierung erfolgreich implementieren können. So lassen sich die Vorteile der digitalisierten (Arbeits-)Welt für Ihr Unternehmen optimal nutzen.

Das wichtigste über Business Process Automation (BPA)

Unter der Automatisierung von Geschäftsprozessen versteht man die Übernahme von repetitiven Aufgaben und Tätigkeiten durch moderne Technologien.

Immer mehr Unternehmen greifen heute auf solche Automatisierungen zurück.

Das bietet ihnen eine ganze Reihe Vorteile:

• Standardisierung, ‘Verschlankung’ und Beschleunigung von Abläufen

• Einsparung von Ressourcen

• Beseitigung von Prozess-Engpässen

• Steigerung der Effizienz

• Entlastung der Mitarbeiter:innen durch die Übernahme monotoner Aufgaben

Dennoch ist es nach wie vor nicht immer möglich, das volle Potential der Automatisierungen auszunutzen. Herausforderungen wie eine Digitalisierung ohne Unterstützung, Schwierigkeiten bei der Identifizierung geeigneter Prozesse oder das Finden des richtigen Tools stehen einer erfolgreichen Automatisierung oft im Weg.

Die wichtigsten Schritte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Bei der Implementierung von Automatisierungen gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor. So vermeiden Sie unnötigen Aufwand und Frustration.

1. Analysieren Sie den IST und SOLL Zustand der Prozesse in Ihrem Unternehmen

2. Stellen Sie Ziele für die Automatisierung auf – was soll verbessert werden und wie?

3. Identifizieren Sie Prozesse, die automatisiert werden sollen

4. Wählen Sie ein geeignetes Tool für die Automatisierung

5. Implementieren und Testen Sie

6. Achten Sie nach erfolgreicher Implementierung darauf, die Automatisierung in Stand zu halten und zu verbessern

Das richtige Tool ist entscheidend

Wirklichen Erfolg hat die Automatisierung von Geschäftsprozessen nur mit dem richtigen Tool. Das ist am besten benutzerfreundlich und flexibel auf einmal. So fügt es sich nahtlos in bestehende Unternehmensstrukturen ein.

Die meta:suite bietet Ihnen eine Sammlung verschiedener Automatisierungstechnologien, mit denen sich die unterschiedlichsten Prozesse automatisieren lassen. Unser Tool ist dabei beliebig erweiterbar. So können Sie bei der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse von Anfang an ganzheitlich und individuell vorgehen.

Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen

Prozesse, die sich durch Software-Einsatz optimieren lassen, finden sich in fast jeder Branche. Wir haben fünf der häufigsten Beispiele für Sie zusammengestellt.

IT Bereich

Vor allem administrative Aufgaben wie die Verarbeitung und Bewertung von Anfragen oder Tickets können hier automatisiert werden. So werden Mitarbeiter:innen entlastet und können sich auf Problemlösung fokussieren, anstatt die Zeit mit dem Strukturieren von Daten zu verbringen.

Handel

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen im Handel hilft vor allem dem Customer Service. Hier lassen sich Aufgaben im Auftrags- Anfrage- und Reklamationsmanagement leicht durch Software-Tools übernehmen.

Finanz- und Rechnungswesen

Im Finanz- und Rechnungswesen kann Automatisierung beim Auslesen und Erstellen von Formularen helfen und so repetitive und fehleranfällige Aufgaben übernehmen.

HR/Personalwesen

Auch im HR/Personalwesen wiederholen sich Workflows immer wieder. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen, zum Beispiel beim Erstellen und Versenden von Verträgen und Personalbögen, sorgt für eine schnellere Bearbeitung aller Aufgaben

Marketing

Im Marketing bieten Automatisierungen oft einen taktischen Vorteil. Software Tools können zum Beispiel in festgelegten Abständen Content posten oder diesen verwalten. Auch das Tracking und die Analyse von Leads können leicht automatisiert werden.

Automatisierung von Geschäftsprozessen als Schritt in eine effizientere Zukunft

Egal in welcher Branche – die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Schritt, dem Unternehmen in der heutigen Zeit nachgehen sollten. Durch Automationen steigern Sie nachhaltig die Effizienz sowie Produktivität in der täglichen Arbeit. Weiterhin räumen Sie langfristig Prozess-Engpässe aus dem Weg, die häufig zu Fehlern geführt oder Ihre Mitarbeitenden von wichtigen Aufgaben abgehalten haben. Durch Prozessautomationen erlangen Sie eine höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, senken die Kosten in betroffenen Abteilungen. Zudem können Sie flexibel auf Veränderungen in der sich schnell wandelnden Digitalisierung reagieren. Die Schritte und Beispiele helfen Ihnen dabei, auch in Ihrem Unternehmen eine erfolgreiche Automatisierung zu realisieren und die Vorteile einer digitalisierten Welt zu nutzen.