Unter Prozessautomatisierungen verstehen Sie die Verwendung von Technologien wie Software, Robotern und künstlicher Intelligenz. Diese arbeiten im Einklang, um manuelle, wiederholende und zeitaufwändige Geschäftsprozesse automatisch auszuführen. Das Ziel der Automatisierung eines Prozesses ist die Steigerung der Effizienz und der Produktivität. Außerdem werden durch erfolgreiche Automationen Fehler minimiert und Mitarbeiter:innen entlastet. Mittlerweile finden Sie Prozessautomatisierungen in verschiedenen Branchen und Bereichen wie dem Finanzsektor, der Produktion, im Gesundheitswesen, im Vertrieb und im Marketing.

Welche Arten von Prozessautomatisierungen gibt es?

Mittlerweile gibt es zahlreiche Arten der Prozessautomation. Wie haben die wichtigsten Arten für Sie zusammengefasst:

1. Robotic Process Automation (RPA)
RPA ist eine Form der Prozessautomatisierung, bei der Software-Roboter (Bots) eingesetzt werden, um Mitarbeitende zu unterstützen.

RPA sieht vor, sich wiederholende und eintönige Prozesse zu automatisieren.
Dazu führt ein RPA-Softwareroboter vorprogrammierte Regeln und Aktionen aus, um bestimmte Aufgaben effizient durchzuführen. Durch RPA können Prozesse schneller, genauer und kosteneffektiver automatisiert werden.

2. Business Process Automation (BPA)

BPA wird zur Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt, um manuelle oder papierbasierte Aufgaben zu automatisieren.
Diese Art der Prozessautomatisierung dient dazu, Arbeitsprozesse zu standardisieren und zu vereinfachen, um die Effizienz und Produktivität zu steigern. Dabei werden Technologien wie Workflow-Automatisierung, künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und andere Automatisierungstools eingesetzt.

3. IT Process Automation (ITPA)

ITPA bezieht sich auf die Automatisierung von IT-Prozessen, um die Effizienz, Produktivität und Qualität von IT-Services zu verbessern.

Durch den Einsatz von ITPA werden IT-Prozesse standardisiert, automatisiert und optimiert, um die IT-Infrastruktur zu verbessern und die Servicequalität zu erhöhen. Verschiedene Automation-Tools wie Workflow-Automatisierung oder Scripting und APIs automatisieren manuelle Aufgaben und vereinfachen komplexe Prozesse.

Welche Vorteile bringen Ihnen Prozessautomatisierungen?

Sie benötigen einen Anreiz, um verschiedene Prozessautomationen auch in Ihrem Unternehmen zu etablieren? Wir nennen Ihnen einige Vorteile, von denen Ihr Unternehmen abteilungsübergreifend profitiert:

• Effizienzsteigerung: Arbeitsprozesse werden schneller und effizienter. Dadurch sparen Sie Zeit und Ressourcen und steigern die Produktivität.

• Fehlerminimierung: Prozessautomationen arbeiten präzise und minimieren vorhandene Fehlerquellen.

• Kosteneinsparungen: Durch Automationen sparen Sie Ressourcen wie Papier und Strom und entlasten Arbeitskräfte.

• Verbesserte Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit: Sie können schneller und zuverlässiger auf Kundenanfragen reagieren. Außerdem können Mitarbeitende durch die Befreiung von wiederholenden Aufgaben für höherwertige Tätigkeiten eingesetzt werden.

• Bessere Einhaltung von Compliance-Vorschriften: Automatisierte Prozesse sind in der Regel standardisiert und dokumentiert. Dadurch werden Compliance-Prüfungen erleichtert.

Das sind nur fünf von zahlreichen Gründen, die für Prozessautomatisierungen sprechen.

Effiziente Tools für erfolgreiche Prozessautomatisierungen

Um Prozessautomationen wirklich effizient zu nutzen, dürfen bestimmte Tools nicht fehlen. Erst mit der richtigen Kombination aus Instrumenten, Software und Technologien können Sie die Gesamtheit der Vorteile für Ihr Unternehmen nutzen.

Neben RPA und BPM gibt es mittlerweile zahlreiche Tools, die Sie bei der Implementierung und Optimierung einer Prozessautomatisierung unterstützen. Zahlreiche Unternehmen nutzen zum Beispiel Workflow-Management-Systeme, um Prozesse zu definieren und zu automatisieren. Zudem wird immer häufiger auch auf cloudbasierte Tools zurückgegriffen. Diese sind von überall aus zugänglich, besser skalierbar und funktionieren sicher.

Um effiziente Workflows in der Cloud zu erstellen, eignen sich Zapier und IFTTT. Workato ermöglicht Nutzer:innen, Geschäftsprozesse zu automatisieren und verschiedene Anwendungen miteinander zu verbinden. Die Auswahl der richtigen Tools für Ihre Prozessautomatisierung hängt von Ihren spezifischen Anforderungen und Zielen ab. Prüfen Sie daher sorgfältig Ihre Bedürfnisse und entscheiden Sie sich erst dann für ein geeignetes Tool.

5 Schritte zur erfolgreichen Prozessautomatisierung mit RPA

Die Prozessautomatisierung mit RPA in verschiedenen Abteilungen und Systemen erfolgt in der Regel durch die Integration verschiedener Bots und anderer Technologien.

Wir erklären Ihnen den grundsätzlichen Ablauf einer Prozessautomation mittels RPA anhand von 5 Schritten.

Schritt 1

Prozessanalyse und -bewertung: Identifizieren Sie manuelle, fehleranfällige oder sich wiederholende Prozesse, die für eine Automatisierung geeignet sind.

Schritt 2

Auswahl der richtigen Prozesse für die Automatisierung: Legen Sie den Fokus auf jede Prozesse, die Sie im ersten Schritt identifiziert haben. Suchen Sie sich einen Prozess davon aus, dokumentieren und optimieren Sie diesen und starten Sie im Anschluss die Reise Richtung Automation.

Schritt 3

Auswahl des richtigen RPA-Tools: Wählen Sie das geeignete RPA-Tool für Ihren Prozess aus. Überprüfen Sie dabei die Funktionen, die Kompatibilität und die Benutzerfreundlichkeit.

Schritt 4

Entwicklung von RPA-Bots: Entwickeln Sie den für Ihre Prozessautomatisierung effizient arbeitenden RPA Bot und etablieren Sie diesen in Ihrer Systemarchitektur. Stellen Sie auch sicher, dass alle relevanten Stakeholder (wie Mitarbeitende und Vorgesetzte) in den Prozess involviert sind und die Veränderungen gänzlich verstehen.

Schritt 5

Implementierung und Überwachung der RPA-Bots: Nach der Etablierung in Ihre bestehende Systemarchitektur sollten Sie die RPA-Bots überwachen. Überprüfen Sie regelmäßig, ob das RPA-Tool effektiv arbeitet. Identifizieren Sie auch potenzielle Bereiche für Verbesserungen und optimieren Sie den Prozess kontinuierlich.

Ihre Prozessautomatisierung wurde erfolgreich implementiert? Dann nutzen Sie den Erfolg und widmen Sie sich weiteren Prozessen und Aufgaben, die Sie automatisieren oder sogar mit der bestehenden Automation verknüpfen können. Achten Sie zu jeder Zeit darauf, dass Ihre Mitarbeiter:innen entsprechend geschult sind, um die Anforderungen an laufende sowie neue Automationen schnell und sicher umzusetzen.

Prozessautomatisierungen als Schlüssel, um sich dem digitalen Wandel erfolgreich und flexibel anzupassen

Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen die Vorteile von Prozessautomatisierungen nahelegen. Neben einem nachhaltigen Unternehmenswachstum und einer Steigerung des Umsatzes profitieren auch Mitarbeitende sowie Kund:innen von automatisierten Prozessen. Beachten Sie die richtige Nutzung der o. g. Tools. Achten Sie darauf, dass diese Ihren Anforderungen entsprechen und holen Sie sich bestenfalls Fachpersonal mit in Ihr Team. Wir wissen, die Einführung einer zuverlässigen Prozessautomation erfordert Fachkenntnisse und ein branchenbezogenes Know-How. Die Expert:innen von meta:proc unterstützen Sie bei der Analyse, Implementierung und Optimierung Ihrer Prozesse.